Privacy verklaring

Privacy verklaring Pro-compliance Professionals B.V. – mei 2024

Pro-compliance Professionals B.V. (hierna Pro-compliance) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy verklaring geven wij u informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens die wij verwerk in het kader van onze advies- en consultancydiensten. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop zullen wijzen en deze respecteren.

Pro-compliance is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze Privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ones wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
info@pro-compliance.nl.

Hieronder treft u een overzicht aan van alle onderwerpen die in dit privacy statement staan.

Welke gegevens door Pro-compliance worden verwerkt
Wat het doel is van de verwerking
Of wij gegevens verstrekken aan derden
Wat de bewaartermijnen zijn
Hoe wij uw gegevens beveiligd hebben
Wat uw rechten zijn
Hoe wij deze privacy verklaring actueel houden

Welke gegevens worden door Pro-compliance verwerkt?
Wij verwerken uw gegevens indien u:

(Contactpersoon van een) klant van ons bent of bent geweest. Het gaat dan om de volgende gegevens: naam (voor- en achternaam), zakelijk adres, telefoonnummer, e-mailadres en bedrijfsnaam;
(Contactpersoon van een) prospect van ons bent of bent geweest. Het gaat dan om de volgende gegevens: naam (voor- en achternaam), zakelijk adres, telefoonnummer, e-mailadres en bedrijfsnaam;
(Contactpersoon van een) recruiter bent of bent geweest. Het gaat dan om de volgende gegevens: naam (voor- en achternaam), zakelijk adres, telefoonnummer, e-mailadres en bedrijfsnaam;
(Contactpersoon van een) leverancier of een relatie in andere zin bent of bent geweest. Het gaat dan om de volgende gegevens: naam (voor- en achternaam), zakelijk adres, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam en factuurnummer;
Ons een e-mail stuurt, rechtstreeks of via de linkjes op de website.

Doel van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, in het bijzonder voor:

Het voeren van een klanten/prospect/recruiter administratie;
Het onderhouden van contact;
Het sturen van facturen voor verrichte werkzaamheden/diensten;
Het betalen van facturen;
Het nakomen van wettelijke verplichtingen zoals ontstaan uit De Algemene Wet inzake Rijksbelastingen.

Verstrekking aan derden
De door ons verzamelde gegevens zijn nodig in het kader van de hierboven beschreven doeleinden. Indien verstrekking van de gegevens aan derden nodig is voor het uitvoeren van de hiervoor genoemde doeleinden, stellen wij uw gegevens aan deze derden ter beschikking in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Dit kan het geval zijn bij een controle van de Belastingdienst waarbij wij onze administratie moeten open stellen.

Bewaartermijnen
De persoonsgegevens worden alleen voor de hierboven gestelde doelen verwerkt. Pro-compliance bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking van de hierboven omschreven doeleinden. Een uitzondering hierop is wanneer deze gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke plicht, bijvoorbeeld zoals beschreven in de belastingwetgeving.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord voor onze laptops;
Wij maken back-ups van onze administratie en telefoon om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
Wij maken voor onzen website gebruik van een ssl certificaat, gebruiken geen Cookies en verzamelen alleen uw mailadres wanneer u ons een e-mail stuurt met behulp van de daarvoor bestemde linkjes;
Wij zijn ons zeer bewust van het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten
U kunt informatie over en toegang tot uw persoonsgegevens vragen en bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Pro-compliance. Verder hebt u onder bepaalde omstandigheden het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te corrigeren of te verwijderen, om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken en om uw persoonsgegevens te ontvangen.

Als u vragen en/of opmerkingen heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen aan info@pro-compliance.nl.

Wijzigingen in deze privacy verklaring
Deze privacy verklaring kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd bij wijzigingen in de bedrijfsvoering van Pro-compliance. Het is daarom raadzaam om regelmatig dit privacy statement te raadplegen.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

ZZP’ers en verenigingen
Ben jij zzp’er of een vereniging en wil je een privacyverklaring? Wij kunnen voor jou een eenvoudige privacyverklaring opstellen. Zo weet jij zeker dat je je niet meer druk hoef te maken om de informatieplicht. We doen dan samen een inventarisatie van de persoonsgegevens die jij verwerkt. Daarna stellen we de doelen, noodzaak, bewaartermijnen en juiste juridische grondslagen vast. Dit nemen we op in een privacyverklaring zodat je hierover transparant en begrijpelijk kunt communiceren naar jouw klanten, relaties of leden. Wil jij hier gebruik van maken? Stuur dan een e-mail naar angela.stap@pro-compliance.nl.